1.Составить и оформить приказ по основной деятельности об итогах работы с доку-ментами в году ПАО “Мир”. В констатирующей части укажите на низкую требова-тельность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля их исполнения. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повы-шение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание ра-ботнику, отвечающему за делопроизводство на разработку мер по улучшению этой ра-боты.
Приказ
Основная деятельность об итогах работы с документами в году
В соответствии с требованиями корпоративной политики и с целью повышения качества подготовки документов и контроля их исполнения в ПАО "Мир", я, в роли школьного учителя, хотел бы обратить ваше внимание на низкую требовательность руководителей подразделений и сотрудников к этому процессу.
Хотя наша компания успешно развивается и достигает поставленных целей, на этом пути мы сталкиваемся с некоторыми проблемами в деле оформления и контроля документов, которые требуют нашего совместного внимания и усилий. Низкая требовательность в этой области может негативно сказаться на нашей эффективности и имидже компании, поэтому необходимо предпринять меры по их улучшению.
В связи с вышеизложенным, распоряжаюсь:
1. В констатирующей части приказа отмечается низкая требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля их исполнения. Это подтверждается следующими фактами, обнаруженными в ходе изучения ситуации:
- неправильно оформленные документы (неполная информация, отсутствие подписей и печатей);
- неверная классификация и архивация документов;
- недостаточное ведение учета входящих и исходящих документов.
2. В распорядительной части приказа обращаю внимание руководителей на повышение требовательности к сотрудникам в части работы с документами. Контроль и исполнение документов необходимо рассматривать как один из ключевых аспектов наших рабочих обязанностей. Привожу примеры того, как повысить требовательность и облегчить процесс работы с документами:
- проверять каждый документ на наличие всех необходимых подписей, печатей и дат;
- регулярно обучаться новым методам и правилам работы с документами;
- следить за правильной классификацией и архивацией документов.
3. Назначаю сотруднику, отвечающему за делопроизводство, ответственность за разработку мер по улучшению работы с документами. Данный сотрудник должен представить план действий, включающий следующие шаги:
- проведение анализа текущей ситуации и выявление недостатков;
- разработка оптимальной системы оформления и контроля документов;
- проведение тренингов и обучений для сотрудников по правильной работе с документами;
- создание эффективной системы учета и архивации документов;
- регулярное проведение аудита для контроля качества работы с документами и выявления возможных проблем.
Предлагаю всем руководителям и сотрудникам принять этот приказ во внимание и активно принять участие в улучшении работы с документами. Каждый из нас должен осознавать важность и ответственность, лежащие на наших плечах в этом процессе. Только совместными усилиями мы сможем повысить эффективность и качество работы.
Просьба ознакомиться с приказом и внедрить указанные меры улучшения в своих подразделениях. Для дополнительной информации или возникновения вопросов не стесняйтесь обращаться к сотруднику, отвечающему за делопроизводство.
С уважением,
Школьный учитель