Очень надо <3
Кейс «Проверяй, но доверяй»
Ситуация:
В компании «Бета» по производству шоколадной продукции после ухода начальника отдела технологии на его место была назначена Екатерина В., которая до этого работала ведущим специалистом. Но вообще-то кандидатов было двое: Екатерина В. и Элиза Н., которая занимала такую же должность, как и Екатерина. Обе имели одинаковый уровень знаний, умений и навыков, но вышестоящие руководители выбрали Екатерину, так как она дольше работала в организации. А у Элизы гораздо больше общий стаж работы. Через полгода стали появляться недостатки в работе Екатерины. По характеру она была очень скрупулезна и проверяла до точки все расчеты и отчеты сотрудников, так как никому не доверяла. В группе были очень квалифицированные сотрудники, которые сдавали все вовремя, и после первых проверок их работы было ясно, что они не допускают ошибок. Но даже спустя два месяца пребывания на должности Екатерина продолжала проверять отчеты опытных сотрудников и новичков и оставалась допоздна. В итоге накопилась усталость, она перестала успевать. Она не прислушивалась к коллегам и делала так, как считала нужным. Учитывая, что премиальные получали на весь отдел, а с отчетами все время запаздывали, руководство стало урезать премиальные на коллектив, а они выплачивались один раз в квартал. Екатерина отвечала на возмущение старых сотрудников тем, что она не может отдельно подавать их отчеты и отдельно результаты работы молодых сотрудников вышестоящему руководству, так как оно требует все одновременно. Поэтому задержки происходят не по ее вине, а потому что у новичков очень много ошибок, и все отчеты приходится задерживать. Следовательно, вполне справедливо, что отдел получает меньше премиальных, чем обычно.
Во и задания
Кто из участников, по Вашему мнению, в большей степени влияет на ситуацию?
Что можно сделать, чтобы руководство компании получало отчеты от отдела вовремя?
Дайте рекомендации Екатерине: как наладить порядок подачи и проверки работы сотрудников отдела.
Чтобы руководство компании получало отчеты от отдела вовремя, можно предложить следующие решения:
1. Коллективное обсуждение ситуации: Екатерина должна провести открытую беседу со всеми сотрудниками отдела и выяснить причины, почему отчеты сдается не вовремя. Возможно, есть технические проблемы или преграды в процессе работы, которые надо исправить. Разработать план действий, чтобы устранить эти проблемы.
2. Доверие к сотрудникам: Екатерина должна настроиться на сотрудничество и начать доверять коллегам. Если есть сотрудники с хорошим профессиональным уровнем и качественной работой, то необходимо давать им свободу в работе и не делать дополнительные проверки. Помощь и поддержка со стороны начальника будут стимулировать лучшие результаты работы отдела.
3. Оптимизация процесса проверки и подачи отчетов: Екатерина может внести изменения в порядок подачи и проверки отчетов. Например, она может установить жесткие и понятные сроки подачи отчетов, чтобы сотрудники знали, когда следует сдавать свою работу. Также можно ввести стандартные шаблоны для отчетов, чтобы уменьшить количество ошибок и упростить проверку.
4. Обучение и развитие сотрудников: Если проблема в том, что новички совершают много ошибок, то необходимо предоставить им дополнительное обучение и поддержку. Можно организовывать тренинги, семинары или индивидуальные консультации, чтобы улучшить их навыки и уменьшить количество ошибок.
5. Коммуникация с руководством: Екатерина должна установить более эффективную коммуникацию с вышестоящим руководством. Если они требуют получать все отчеты одновременно, то можно разработать специализированную систему, которая позволит отправлять отчеты отдельными частями, но с объединением результатов. Важно объяснить руководству, что это улучшит процесс подачи отчетов и снизит задержки.
Конечно, данные рекомендации могут быть адаптированы к конкретным условиям компании, но основной посыл заключается в том, чтобы создать правильный баланс между проверкой и доверием, оптимизировать процессы и поддерживать коммуникацию внутри отдела и с руководством компании.