Проанализировать советы эксперта. Сделать краткий конспект и краткий собственный вывод. Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, мы уже писали. Разберем еще некоторые рекомендации:
Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно составлять всю документацию и другие материалы по проекту. Их следует завести даже для дел, где существует только 1 документ.
«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчет и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладется документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событие. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числа также помещаются записи о звонке и сдачи отчета. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от дневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.
4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель списка дел. Суть идеи в дифференциации задач, выделение приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:
Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новых записей ежедневно.
Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых нужно не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
Отложены. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегированы или требует воздействия внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
Когда-нибудь / может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее.
